A boa gestão dos fluxos de projetos é uma parte imprescindível para as empresas. Diante da necessidade, a busca por metodologias simples, ágeis e eficientes com o objetivo de aumentar a produtividade e otimizar os processos segue em evidência.
Neste cenário, o Kanban se destaca. Devido a sua capacidade de gerenciar o que está sendo produzido, equilibrar processos e inserir limites na capacidade produtiva de cada equipe, o método propõe uma visão eficaz para a resolução de tarefas.
Por esse motivo, preparamos este artigo para te explicar melhor a metodologia Kanban, seu modo de funcionamento, aplicabilidade e principais objetivos. Além disso, você entenderá como esse método ágil pode ajudar a sua empresa.
O que é o método Kanban?
O Kanban pode ser definido como um sistema de gestão visual para controle de tarefas e fluxos de trabalho. Ele tem a finalidade de conduzir cada tarefa, por meio do uso de colunas e cartões, por um fluxo predefinido de organização.
No geral, ele é composto por:
- Um quadro com colunas de separação capaz de dividir o trabalho em segmentos ou pelo seu status. Por exemplo: para fazer, em desenvolvimento e feito;
- Cartões para descrever cada trabalho que transita pelas colunas;
- A limitação do trabalho capaz de atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento de forma conjunta - Work In Progress.
O Kanban também é considerado uma metodologia ágil, pois tem como objetivo evitar a procrastinação e intensificar a produtividade diária, evitando o desperdício de tempo de trabalho.
Como funciona?
Para entender melhor o funcionamento do método Kanban é preciso conhecer suas três partes principais, já citadas anteriormente, mais detalhadamente. Vamos a cada uma delas:
1. Cartões
Cada cartão corresponde a uma tarefa ou ação que precisa ser realizada para que o resultado final desejado seja alcançado. Por exemplo, se a demanda for a construção de um site, é possível ter um direcionada para a produção do layout da página inicial.
Importante ressaltar que eles geralmente são diferenciados por meio de cores. Cada cor diferente pode indicar o responsável pela demanda, grau de prioridade e tipo de tarefa. E, ao existir uma mudança de status no andamento do projeto, basta mover o cartão para a próxima coluna.
2. Colunas
Como já mencionado, cada coluna representa o status de cada cartão. Em resumo, elas podem ser divididas em “para fazer, em execução e realizado/ feito”. Contudo, a depender da necessidade de cada trabalho, podem variar.
3. Quadro
O quadro é o Kanban em sua totalidade, organizado entre colunas e cartões. Vale destacar que uma única equipe pode trabalhar com diferentes quadros de forma simultânea.
Como pode ser aplicado?
A aplicabilidade da metodologia Kanban não é uma tarefa difícil.
O quadro de gestão pode ser aplicado de forma manual, virtual ou ainda das duas formas. E, para a sua funcionalidade, três etapas devem ser levadas em consideração:
- Instrução da equipe: treinamentos ajudarão para que todos entendam os benefícios da metodologia;
- Mapeamento de demandas: levantar todos processos e responsáveis por cada tarefa;
- Definição do esquema de cores e prioridades: divisão de atividades de modo hierárquico;
- Avaliação das atividades: revisar as atividades realizadas ajuda a identificar o que pode ser aperfeiçoado.
Quais os objetivos?
O objetivo principal do Kanban é facilitar a rotina de trabalho diário de uma empresa, disponibilizando uma lista clara de demandas que devem ser realizadas.
Como a metodologia possibilita uma visão clara do que já está em andamento é fundamental para ajudar a identificar gargalos, a fim de que sejam feitas as devidas correções de forma prévia.
Como esse método ágil pode ajudar seu negócio?
A metodologia Kanban apresenta diversas vantagens capazes de beneficiar a gestão de projetos em sua empresa.
Entre as principais é possível citar:
- Otimização da produtividade: o Kanban torna cada execução mais direcionada por conta da sua maior capacidade de controlar processos.
- Redução de custos: o método é responsável por garantir mais eficácia em um tempo de trabalho menor, o que impacta em menos desperdício de tempo e recursos.
- Maior comunicação entre a equipe: como a colaboração é fundamental para o sucesso dos projetos no Kanban, a troca de ideias e feedbacks constantes se torna um hábito muito mais frequente.
- Melhor fluxo de demandas: como a rotina produtiva estará mais alinhada, o fluxo de demandas ocorre de uma forma mais fluida e benéfica para todos os colaboradores.
Somos especialistas em metodologias ágeis. Fale com a gente!